Jak przechowywać dokumenty zgodnie z RODO?


Od kiedy w życie weszło RODO, temat ochrony danych osobowych pojawia się na ustach wszystkich, również osób, które do tej pory zupełnie nie interesowały się tą tematyką. Jakie obowiązki w związku z tym rozporządzeniem spoczywają na podmiotach, przechowujących dokumenty?

Bezpieczne przechowywanie dokumentów – co to oznacza?

Właściwie w każdej firmie spotkamy się z wyposażeniem służącym do przechowywania akt. Mogą to być zarówno zwykłe regały, jak też i specjalne, ognioodporne szafy, wyposażone w skomplikowane zamknięcia. Co RODO mówi o takich rozwiązaniach? Przede wszystkim musimy sobie uświadomić, że w rozporządzeniu nie znajdziemy konkretnych zaleceń dotyczących najlepszego biurowego wyposażenia. Odpowiedzialność wyboru spoczywa tutaj w całości na nas. Z jednej strony to dobrze, bo możemy wybrać meble, które pasują do naszej przestrzeni pod względem gabarytów i dostępnego budżetu. Z drugiej jednak to spore utrudnienie, bo takie potraktowanie sprawy wymaga od nas indywidualnej oceny ryzyka.

Co zagraża dokumentom przechowywanym w firmie?

Oprócz takich zagrożeń, jak powódź czy pożar, musimy liczyć się np. z ewentualnością kradzieży. Na baczności powinny mieć się zwłaszcza te firmy, które przechowują akta w tym samym pomieszczeniu, w którym przyjmują klientów.
Samodzielna ocena ryzyka do duża odpowiedzialność. Zadanie jest ciężkie i stanowi problem zwłaszcza dla przedsiębiorstw, nieorientujących się w zagadnieniach nowoczesnych technologii wspierających ochronę danych. Na szczęście z pomocą przychodzą specjaliści.

Przechowywanie dokumentów w profesjonalnych obiektach

Przedsiębiorstwa takie jak np. Rhenus Data Office Polska dysponują infrastrukturą, która często leży poza zasięgiem firm, niespecjalizujących się w tej branży. Nowoczesne systemu barier logicznych, fizycznych, doskonale przeszkoleni pracownicy i precyzyjne procedury bezpieczeństwa – na to wszystko możemy liczyć, jeśli zdecydujemy się na taką współpracę. Korzyści jest jednak więcej i trzeba zaliczyć do nich:

  1. ochronę akt przez zniszczeniem
    Papier jest niezwykle delikatnym materiałem. Czasem wystarczy nieodpowiednia wilgotność powietrza lub zbyt intensywne promienie słoneczne, żeby bezpowrotnie zniszczyć dany dokument. Eksperci, zajmujący się przechowywaniem dokumentów mają do dyspozycji pomieszczenia, w których panują optymalne warunki. Dostosowane są i do przechowywania papieru, i do przechowywania płyt CD, DVD, oraz dysków HDD.
  2. oszczędność pieniędzy
    Wynajem dodatkowych przestrzeni biurowych kosztuje. Jeśli mamy siedzibę w prestiżowej lokalizacji, trzeba nastawić się na spore wydatki. Zdecydowanie nie opłaca się konstruować rozbudowanego archiwum firmowego w takim miejscu.
  3. stały dostęp do akt
    Nie musimy martwić się o to, że przechowywanie dokumentów poza firmą oznacza utrudniony dostęp do naszych zasobów. Nic bardziej mylnego. Dzięki specjalnym platformom online możemy o dowolnej porze skorzystać z własnej dokumentacji, a w razie jakichkolwiek pytań czy problemów skontaktować się z profesjonalną obsługą.

Źródło: Rhenus-data.pl