Telekonferencja jest doskonałym narzędziem do komunikacji na odległość zarówno ze współpracownikami, jak i z klientami firmy. Nie zawsze jednak ten rodzaj kontaktu jest doceniany. Dzieje się tak z powodu błędów popełnianych przez uczestniczących w konferencji. Jak przeprowadzić telekonferencję, aby osiągnęła ona sukces?

Najważniejszą zasadą telekonferencji jest przygotowanie się do niej. Zanim rozpoczniemy rozmowę powinniśmy wiedzieć, jak ją poprowadzimy, co chcemy powiedzieć oraz co chcemy osiągnąć. Dobre przygotowanie jest podstawą każdej spotkania biznesowego – nie tylko tego telefonicznego, ale również tradycyjnego.

Kiedy już jesteśmy przygotowani – nie zapomnijmy o punktualności. Uczestnicy telekonferencji w biznesie nie mają czasu na czekanie na nas – należy więc szanować ich i rozpocząć telekonferencję punktualnie. Opóźnienie rozpoczęcia telekonferencji z udziałem wielu uczestników jest niedopuszczalne.

Istotne jest także wyciszenie wszelkich niepotrzebnych dźwięków. Uczestnicy telekonferencji powinni nie używać funkcji głośnomówiących oraz włączać funkcję WYCISZ w momentach, w których nie zabierają głosu. W innym przypadku aparat telefoniczny będzie przekazywał wszystkim uczestnikom telekonferencji dźwięki z danego pomieszczenia. Mogą one utrudnić odbiór telekonferencji.

Podczas telekonferencji pamiętaj, aby  przedstawiać się za każdym razem, gdy zabierasz głos w dyskusji. Uczestnicy telekonferencji mogą nie rozpoznawać Cię po głosie. Poproś też o przedstawianie się przed każdą wypowiedzią wszystkich uczestników.