Podobnie jak w trakcie osobistego spotkania z klientem czy kontrahentem istotne jest przestrzeganie kilku wskazówek, tak samo podczas spotkania na odległość warto mieć na uwadze kilka istotnych kwestii. Jak poradzić sobie w trakcie telefonicznego spotkania i osiągnąć zamierzone efekty? Oto porady, dzięki którym prowadzący telekonferencję zrobi dobre wrażenie na jej uczestnikach.

Pamiętaj by dobrze zacząć

Bardzo ważny jest dobry start. Rozpocznij swoją telekonferencję entuzjastycznym powitaniem. Pamiętaj, że właśnie pierwsze 5 sekund Twojego przemówienia determinuje odbiór całej konferencji przez jej uczestników.

Nie zapomnij o planie spotkania

Przygotuj wcześniej agendę spotkania i przestrzegaj czasu przeznaczonego na każdy zawarty w niej punkt. W ten sposób ułatwisz uczestnikom orientowanie się w temacie telekonferencji i zadawanie istotnych pytań dotyczących twojej wypowiedzi.

Kontroluj czas

Kto z nas lubi przedłużające się w nieskończoność zebrania? Telekonferencja powinna być krótka i zwięzła. Warto sprawdzać czas pozostały do jej końca. Pamiętaj, że przedłużając spotkanie nie szanujesz czasu innych uczestników.

Zadawaj pytania

To bardzo ważne: co jakiś czas zwracaj się do konkretnych osób z pytaniem, co sądzą o omawianej właśnie sprawie. Zachęcaj do czynnego udziału w telekonferencji, ale nie zadawaj pytań skierowanych do wszystkich – wtedy nie uzyskasz odpowiedzi. Zwracaj się do konkretnych osób – zmusisz uczestników do skupienia się na konferencji i dowiesz się, jak rozumieją Twoje przemówienie.