Jeśli pojawia się jakaś okazja do tematycznego, oficjalnego spotkania dużej liczby osób, trzeba mnóstwo wysiłku, aby wszystko to sprawnie przeprowadzić. Jak problematyczna może być organizacja imprez, mają świadomość tylko te osoby, które już niegdyś to zrobiły.

Kiedy impreza przeznaczona jest dla osób bliskich, kolegów i rodziny, każde niedociągnięcia i niewielkie wpadki  mogą być przebaczane, ale gdy chodzi o imprezy firmowe, tutaj wówczas nie ma miejsc na niedociągnięcia i wszystkie elementy muszą być idealne. Bez znaczenia czy jest to konferencja z partnerami w interesach, czy impreza tylko dla ludzi z określonej firmy, wówczas są już odmienne wymagania. Stąd właśnie nierzadko w sytuacji, gdy do zorganizowania jest spore, zawodowe wydarzenie, zajmują się tym już agencje eventowe. Takich na polskim rynku jest coraz więcej, a ich oferty są dość atrakcyjne. Właściwie każdy plan, który podpowie im zleceniodawca jest w stanie być przeprowadzony – a przy doświadczeniu pracowników agencji bywa w efekcie bardziej interesujący niż był na początku. Brak tu ograniczeń – kiedy klient marzy, aby dodatkiem na evencie stały się litery pisane na niebie przez samoloty, jest to możliwe, podobnie jak występ grupy tanecznej, albo warsztaty z rękodzieła. Wszystko zależy od aktualnych potrzeb określonej grupy uczestników.

Agencja eventowa na początku starannie zaplanuje harmonogram tego eventu, potem wykonuje wszelkie działania, żeby każdy punkt wydarzenia mógł mieć miejsce. Nie bez znaczenia są również rzeczy takie jak catering, dostęp do sprzętu elektronicznego, czy odpowiednio wyliczona ilość łazienek w pobliżu. Jeśli braknie jakiegoś z wspomnianych punktów, czy też będzie on niedopracowany, wtedy uczestnicy nie docenią całkowicie głównych atrakcji eventu, niezależne od tego jak okazałyby się one pociągające i oryginalne. Jednakowo problemem może okazać się to, że na idealnie przygotowane wydarzenie zaproszenia przekaże się dość późno. Wtedy może wyjść na to, że nie będzie kto miał z tych atrakcji skorzystać. Stąd też urządzanie eventów musi być wyjątkowo dokładnie planowane.